二：外贸业务部门的工作流程
1．客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Performa Invoice 给客户做正式报价。
3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。
4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按"出口合同审核表"的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
7．
验货 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10．报关
11．出口收汇
12．公司要求每张订单的资料要全部夹入一资料FILE 。包括此张单涉及到的所有资料。
三：外贸业务部门的工作要求
外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。
在客户问价格时，有的是比较熟悉的，有的则不能一时通知价格，
这时要同采购部多沟通，以了解成本等价格因素。另有时客人会因在价格上不作让步，或让工厂多让步，这时要同主管或经理讲明后同采购部联系看能否有所降件（指成本方面）。故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。
同生产部，要及时了解生产安排情况。如有新订单要及时同生产部沟通。以便安排订单生产，在特殊情况下，（指客货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排。
1．
周期长，工作隐性。
2．
工作方式上：要与工厂工作同步。公司给一定的自由度。因可能外出会客，接客，找样办，看办，看厂（主要指配件）
3．
部门上班时间为：8：00-12：00 1：30—6：00
部门不加班（特殊情况例外）
4．
公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断。交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。
5．
外贸主管可以有相应的活动经费。
（但只适合在一定的范围之内）。
6．
公司给外贸部门车辆方面的主便。可以及时调用公司交通工具。
7．
外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。
8．
每期新产品一定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网上
使用。
9．
公司网站设计要具有时代特性，英中文，简单明了，主要突出产品。网上产
品要及时更新。
10．
外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随情况掌
握，不至被动。
11．
公司有专有电话线及传真线给外贸部门。传真线分线安装。
12．
部门资料要整理清晰明了。分类归档。如给客人报价资料，要按类归档，以
便到时查验。
13．
信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要当天回给客人。
14．
确保按照合同上要求，按质，按量交货。此处外贸部门有独立性。不得迁就
其它部门的意见。
15．
在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面
16．
主管的指令要明确。
17．
办公室区不准打私人电话。
18．
办公室区不准吸烟。（如有客例外）
19．
办公时间不准上网聊天。
